Vastuullisuusraportti tuo myös euroissa mitattavaa liiketoimintahyötyä ja suojaa riskeiltä. OP Pohjolan Suuryritystutkimuksen mukaan 40 prosenttia suuryrityksistä arvioi joutuvansa vaihtamaan alihankkijoita tai toimittajia vastuullisuusvelvoitteiden vuoksi.
Samaan aikaan Vastuu Groupin pk-yritysten vastuullisuuskyselyssä 84 prosenttia pk-yrityksistä piti vastuullisuutta tärkeänä osana liiketoimintaa, mutta vain 19 prosenttia teki vastuullisuusraportin ja 34 prosenttia kertoi asiakkaiden vaativan raportointia. Vastuullisuus tuo kilpailuetua.
Ensimmäinen vuosi kannattaa pitää yksinkertaisena
Moni yrittäjä kuvittelee, että vastuullisuusraportointi tarkoittaa heti uutta järjestelmää, suurta konsulttiprojektia ja kymmenien mittareiden seurantaa. Useimmille pk-yrityksille järkevä ensimmäisen vuoden tavoite on paljon käytännöllisempi: tunnistetaan olennaiset tiedot, kootaan ne yhteen paikkaan ja tehdään ensimmäinen VSME-raportti. VSME on nimenomaan pk-yrityksille suunniteltu kevennetty vastuullisuusraportoinnin standardi.
Ensimmäinen raportti ei ole valmis vastuullisuusohjelma, vaan se on lähtötilanteen kartoitus. Sen avulla avulla ymmärrätte, mitä tietoja teillä jo on, kuka tiedosta vastaa ja mitä puuttuu seuraavaa asiakaskyselyä, tarjouskilpailua tai rahoitusneuvottelua ajatellen.
Mitä eri toteutustavat maksavat?
Alla olevat luvut ovat suuntaa-antavia arvioita suomalaisille pk-yrityksille. Tarkka kustannus riippuu aina organisaation koosta, toimialasta, datan määrästä ja saatavuudesta, mahdollisesta päästölaskennasta, raportoinnin laajuudesta, ohjelmistotarpeesta sekä siitä, halutaanko raportista pelkkä työversio vai brändinmukainen, taitettu visuaalinen julkaisu.
Vastuullisuusraportointi vaatii aina myös sisäisiä resursseja, vaikka paljon voikin ulkoistaa. Tieto on erilaisissa sisäisissä järjestelmissä eri ihmisten takana, joten yrityksen työntekijöiden työaikaa kuluu datan etsimiseen ja toimittamiseen.
| Toteutustapa | Yrityksen oma työaika | Tyypillinen ulkoistamisen kustannus | Kenelle sopii |
|---|---|---|---|
| VSME itse Excelillä | 20–60 h | 0 €, jos ei osteta ohjelmistoja tai ulkoista neuvontaa | Alle 20 hengen yritys, vähän tietolähteitä ja satunnaisia vastuullisuuskyselyjä. |
| VSME itse ESG-ohjelmistolla | 20–50 h | Ohjelmisto alk. noin 1 500 €/vuosi | Yritys haluaa kerätä tietoa järjestelmällisesti ja päivittää raportointia vuosittain. |
| ESG-ohjelmisto + asiantuntijan tuki | 10–30 h | Noin 3 000–8 000 € | Yritys tekee osan itse, mutta haluaa varmistaa rajauksen, rakenteen ja laadun. |
| Talvean vetämä VSME-projekti | 5–15 h | VSME Basic alk. 3 000 € Halutessa ohjelmisto alk. noin 1 500 €/vuosi | Yritys haluaa ulkoistaa mahdollisimman paljon työstä. |
| Raportin visuaalinen taitto omalla brändillä | Lisäksi 5–20 h | Noin 500–3 000 € | Raportti halutaan julkaista näyttävänä brändinmukaisena versiona. |
Taulukko ei ole tarjous tai hinnasto, vaan mittaluokka. Lopullinen kustannusarvio kannattaa pyytää yrityskohtaisesti, koska työmäärään vaikuttaa erityisesti se, kuinka helposti tiedot löytyvät.
Mikä toteutustapa sopii teille?
Nopea nyrkkisääntö on tämä: mitä vähemmän tietolähteitä ja mitä harvemmin vastuullisuustietoja kysytään, sitä kevyemmin kannattaa aloittaa. Mitä useammin asiakkaat, rahoittajat tai tarjouskilpailut kysyvät samoja tietoja, sitä hyödyllisemmäksi järjestelmällinen tiedonhallinta ja ESG-työ muuttuu.
| Yrityksen tilanne | Tyypillinen ratkaisu |
|---|---|
| Alle 20 henkilön asiantuntijayritys, satunnaisia vastuullisuuskyselyjä | Excel, EFRAGin VSME-pohja tai kevyt ulkoistettu VSME-projekti. |
| 20–100 henkilöä, satunnaisia asiakas- tai tarjouskilpailuvaatimuksia, tavoitteena julkishankinta tai kansainvälinen kasvu | ESG-ohjelmisto + vastuullisuustyön aloitusprojekti konsultin kanssa. |
| Useita toimipaikkoja, teollinen tuotanto tai paljon vastuullisuuskyselyjä | ESG-ohjelmisto + vuokrattu ESG-asiantuntija (fractional). |
| Jatkuva raportointi ja paljon sidosryhmävaatimuksia, ESG strategisena valintana | ESG-ohjelmisto + oma vastuullisuusasiantuntija. |
Jos suurin haaste on vielä se, ettei tiedetä mistä tiedot löytyvät tai kuka niistä vastaa, ohjelmisto ei yksin ratkaise ongelmaa. Ensin kannattaa selvittää nykytila ja vasta sen jälkeen päättää, tarvitaanko erillistä järjestelmää.
Kaksi esimerkkiä työmäärästä
15 henkilön markkinointitoimisto
Yrityksellä on yksi toimipaikka, vähän energiankulutusta ja tiedot löytyvät pääosin taloushallinnosta sekä HR:stä. Ensimmäisen VSME-raportin työmäärä jää usein noin 20-30 tuntiin yrityksen sisältä. Erillistä ESG-ohjelmistoa ei yleensä tarvita, vaan kevyt ESG-excel tai asiantuntijan sparraus voi riittää.
80 henkilön konepaja
Yrityksellä on tuotantoa, energiankulutusta, työturvallisuusdataa, hankintatietoja ja useita tietolähteitä. Tyypillinen yrityksen oma työmäärä on noin 40-60 tuntia ensimmäisen raportin aikana. Suurin osa ajasta kuluu tiedon kokoamiseen eri järjestelmistä. Tällaisessa tilanteessa ESG-ohjelmisto voi alkaa säästää työaikaa tulevilla raportointikierroksilla.
Kenen työ vastuullisuusraportointi oikeastaan on?
Vastuullisuusraportointi ei ole ensisijaisesti viestinnän työtä. Se ei myöskään ole pelkästään taloushallinnon työtä. Ensimmäinen VSME-projekti on käytännössä tiedon kokoamisprojekti, jolle pitää olla johdon tuki ja jolle tarvitaan työaikaa tiedonkaiveluun eri järjestelmistä.
Taloushallinto toimittaa usein energiankulutukseen, hankintoihin ja kustannuksiin liittyviä tietoja. HR:ltä saadaan henkilöstöä koskevia tunnuslukuja. Tuotannosta tai operatiivisesta toiminnasta löytyvät työturvallisuuteen ja ympäristöasioihin liittyvät tiedot. Johto tuo mukaan tavoitteet, riskit ja liiketoiminnan näkökulman.
Raportin kirjoittaminen on usein vain pieni osa kokonaisuutta. Siksi ensimmäisessä projektissa kannattaa käyttää työaikaa erityisesti siihen, että tiedot, vastuut ja lähteet saadaan järjestykseen.
Tarvitaanko vastuullisuusraportoinnissa toimitusjohtajaa?
Yleensä kyllä, mutta paljon vähemmän kuin moni kuvittelee. Toimitusjohtajan ei tarvitse kerätä dataa tai kirjoittaa raporttia.
Toimitusjohtajaa tarvitaan yleensä määrittelemään, miksi raportti tehdään, mitä asiakkaat kysyvät, mitkä ovat liiketoiminnan keskeiset riskit ja mihin vastuullisuustyössä keskitytään ensimmäisenä.
Monessa pk-yrityksessä toimitusjohtajan työpanos ensimmäiseen VSME-projektiin on yhteensä muutamia tunteja. Tämä aika on kuitenkin tärkeää, koska ilman johdon näkemystä raportista tulee helposti lista yksittäisiä tunnuslukuja eikä liiketoimintaa palveleva kokonaisuus.
Voiko raportoinnin tehdä oman työn ohessa?
Useimmiten voi. Valtaosassa pk-yrityksiä vastuullisuusraportointia ei tee kokopäiväinen vastuullisuuspäällikkö. Ensimmäinen raportti tehdään usein toimitusjohtajan, talousjohdon, controllerin, HR-vastaavan, laatuvastaavan tai kehityspäällikön oman työn ohessa.
Jos vastuullisuuskyselyitä tulee vain satunnaisesti, projekti on yleensä järkevämpi ratkaisu kuin rekrytointi. Jos kyselyitä tulee kuukausittain ja vastuullisuustyö liittyy jatkuvasti myyntiin, hankintaan tai johtamiseen, osa-aikainen eli fractional- tai interim-vastuullisuusasiantuntija voi olla seuraava askel.
Oma vastuullisuusasiantuntija alkaa yleensä olla perusteltu vasta, kun vastuullisuustyö on jatkuvaa johtamista, tietopyyntöjä tulee paljon ja kehityshankkeita on useita samanaikaisesti.
Tarvitaanko ESG-ohjelmisto?
Ei välttämättä. Pienessä asiantuntijayrityksessä ensimmäinen VSME voidaan tehdä järkevästi myös Excelillä tai EFRAGin VSME-pohjalla.
Kun yritys kasvaa, toimipaikkoja tulee lisää tai asiakaskyselyitä alkaa tulla säännöllisesti, ohjelmisto alkaa usein säästää aikaa. Yksi vaihtoehto on kotimainen Aila ESG -ratkaisu, jonka vuosilisenssi alkaa noin 1 500 eurosta vuodessa.
Ohjelmiston hyöty syntyy erityisesti silloin, kun tietoa kerätään useista lähteistä, samaa tietoa päivitetään vuosittain tai vastuullisuustiedolle tarvitaan selkeä jäljitettävyys (audit trail). Ohjelmisto ei kuitenkaan korvaa sitä perustyötä, jossa määritellään mistä data tulee ja kuka siitä vastaa.
Miten vastuullisuusinvestointi maksaa itsensä takaisin?
Jos vastuullisuusraportointia tarkastellaan vain kustannuksena, investointi voi tuntua vaikeasti perusteltavalta. Useimmiten raportin arvo näkyy kuitenkin muualla kuin itse raportissa.
Yksi säilynyt suurasiakkuus voi maksaa ensimmäisen projektin takaisin. Tarjouskilpailuihin osallistuminen helpottuu, kun henkilöstöön, ympäristöön, tietoturvaan ja vastuullisuuteen liittyvät perustiedot ovat valmiiksi koottuna. Julkisten hankintojen vastuullisuuskriteerit voivat koskea esimerkiksi päästöjä, energiatehokkuutta, työturvallisuutta, eettisiä toimintaperiaatteita ja sopimuskauden raportointia.
Päällekkäinen työ vähenee, kun samaa raporttia voidaan käyttää asiakkaiden kyselyihin, tarjouskilpailuihin, rahoittajille ja vuosittaiseen raportointiin. Tämä on usein ensimmäisen vuoden konkreettisin säästö: tieto kerätään kerran ja sitä hyödynnetään monta kertaa.
Johto saa samalla paremman näkyvyyden yrityksen toimintaan. Ensimmäinen raportointikierros näyttää usein, mistä energiankulutus syntyy, mitä henkilöstötietoja seurataan, mitä asiakkaat kysyvät ja ketkä vastaavat eri tiedoista.
Tarvitsetko tarkan kustannusarvion?
Talvean VSME Basic alkaa 3 000 eurosta. ESG-ohjelmistoista esimerkiksi Ailan vuosilisenssi alkaa noin 1 500 eurosta vuodessa. Lopullisiin kustannuksiin vaikuttavat kuitenkin yrityksen koko, toimiala, tietojen saatavuus, mahdollinen päästölaskenta, raportoinnin laajuus, ohjelmistot sekä mahdolliset varmennus- ja taittotarpeet.
Varaa maksuton ESG-keskustelu, jonka pohjalta voimme antaa kustannusarvion. Useimmiten jo ensimmäisessä keskustelussa voime hahmottaa, paljonko yrityksen omaa työaikaa tarvitaan, riittääkö Excel vai tarvitaanko ohjelmisto, kannattaako työ tehdä itse vai asiantuntijan tuella ja mikä on kustannustehokkain tapa aloittaa ensimmäisen vuoden VSME-raportointi.
