Moni yrittäjä kuitenkin törmää samaan kysymykseen: mistä vastuullisuusraportointi pitäisi aloittaa?
Hyvä uutinen on, että vastuullisuusraportointi ei vaadi kymmenien tuhansien eurojen hanketta tai 50-sivuista raporttia. Tärkeintä on päästä liikkeelle tavalla, joka tukee yrityksen liiketoimintaa ja vastaa sidosryhmien odotuksiin.
Tässä viisi käytännön vinkkiä, jotka nostimme esiin TALVEAn ja Aila.Earthin yhteisessä webinaarissa.
1. Älä aloita miettimällä, mitä EU haluaa. Aloita miettimällä, mitä asiakkaasi kysyvät.
Sääntely on tärkeää, mutta pk-yrityksen ei kannata lähestyä vastuullisuusraportointia sääntely edellä. Käytännössä hyödyllisempi lähtökohta on tarkastella oman liiketoiminnan arkea.
Mitä vastuullisuuteen liittyviä kysymyksiä asiakkaat ovat jo esittäneet? Entä mitä pankki, sijoittajat tai tulevat tarjouskilpailut todennäköisesti kysyvät seuraavan vuoden aikana?
Vastuullisuustyön tärkeimpiä periaatteita ovat olennaisuus ja kohtuullisuus. Kaikkea ei tarvitse mitata, eikä kaikkia mahdollisia vaikutuksia tarvitse raportoida. Keskeistä on tunnistaa ne vastuullisuusteemat, jotka vaikuttavat omaan liiketoimintaan, asiakkaisiin ja tulevaisuuden kilpailukykyyn.
Käytännön vinkki: Kerää yhteen viimeisen vuoden aikana saadut tarjouspyynnöt, toimittajakyselyt ja rahoittajien tietopyynnöt. Jo niistä löytyy usein ensimmäinen luonnos vastuullisuuden olennaisuuskartasta.
2. Todennäköisesti suurin osa tiedoista on jo olemassa
Yksi yleisimmistä harhaluuloista on, että vastuullisuusraportointia varten pitäisi aloittaa tiedonkeruu täysin nollasta.
Todellisuudessa huomattava osa tarvittavista tiedoista löytyy jo yrityksen nykyisistä järjestelmistä ja prosesseista. Käytännön kokemuksen perusteella jopa noin 80 prosenttia raportoinnissa tarvittavasta tiedosta on yleensä jo olemassa, mutta hajallaan eri puolilla organisaatiota.
Tietoa löytyy esimerkiksi:
- taloushallinnosta (energia-, hankinta- ja matkakulut)
- henkilöstöhallinnosta (henkilöstömäärä, koulutus ja työhyvinvointi)
- tietoturvasta ja IT-järjestelmistä
- myynnistä ja asiakastyöstä
- johdolta ja hallitukselta (riskit, tavoitteet ja strategiset linjaukset)
EFRAG on julkaissut myös maksuttoman VSME Digital Template -pohjan, jonka avulla yritys voi jäsentää raportointia vaiheittain. Voit myös ladata TALVEA:n suomenkielisen tarkistuslistan tästä.
Käytännön vinkki: Älä aloita mittaamisesta. Aloita kartoittamisesta.
3. Rakenna yksi raportti, joka vastaa moneen kysymykseen
Saatat huomata nopeasti käyttäväsi merkittävästi aikaa yksittäisiin vastuullisuuskyselyihin vastaamiseen.
Yksi asiakas pyytää päästötietoja, toinen henkilöstötietoja ja kolmas vastuullisuusperiaatteita. Lopputuloksena samaa tietoa kerätään yhä uudelleen eri muodoissa.
Juuri tähän haasteeseen VSME-standardi on kehitetty. Sen tavoitteena on tarjota pk-yrityksille yksi yhtenäinen viitekehys, jonka avulla voidaan vastata asiakkaiden, rahoittajien ja yhteistyökumppaneiden tietotarpeisiin yhdellä raportilla.
VS-päivityksen jälkeen VSME:n asema on korostunut entisestään, sillä suuryritysten arvoketjuissaan pyytämien tietojen tulee lähtökohtaisesti pysyä VSME:n laajuudessa (value chain cap).
Käytännön vinkki: Tee vastuullisuusraportista yksi yhteinen lähde. Samoja tietoja voivat hyödyntää johto, myynti, markkinointi, hankinta ja rahoittajat.
4. Älä odota täydellisyyttä
Moni yritys lykkää raportoinnin aloitusta, koska kaikkia lukuja ei vielä ole saatavilla tai hiilijalanjälkilaskenta tuntuu keskeneräiseltä.
Todellisuudessa uskottava vastuullisuusraportti ei synny täydellisyydestä vaan läpinäkyvyydestä.
Hyvä raportti kertoo:
- mitä yritys mittaa
- mitä tietoa vielä puuttuu
- miten toimintaa aiotaan kehittää
Huono raportti puolestaan rakentuu ympäripyöreille väitteille kuten ”vastuullisuus on meille tärkeää”, ilman konkreettisia mittareita tai kehittämissuunnitelmia.
Tämä näkyy myös Euroopan komission viherpesusääntelyssä: yritysten tulee pystyä perustelemaan vastuullisuusväitteensä luotettavalla näytöllä eikä pelkällä markkinointipuheella.
Käytännön vinkki: Jos jotain ei vielä mitata, sano se avoimesti ja kuvaa, miten aiotte kehittää asiaa seuraavan vuoden aikana.
5. Tee raportti, joka on hyödyllinen myös ensi vuonna
Moni ensimmäistä raporttia laativa yritys katsoo mallia pörssiyhtiöiden vastuullisuusraporteista. Lopputulos on usein raskas dokumentti ja paljon turhaa työtä myös ensi vuonna.
Paras vastuullisuusraportti ei ole pisin raportti. Paras raportti on sellainen, joka sisältää yritykselle olennaiset tiedot ja jonka päivittäminen onnistuu helposti vuodesta toiseen.
VSME-standardi on suunniteltu juuri tätä ajatellen. Se tarjoaa pk-yrityksille suhteellisuusperiaatteeseen perustuvan lähestymistavan, jossa raportoinnin laajuus suhteutetaan yrityksen kokoon ja resursseihin.
Käytännön vinkki: Rakenna prosessi, älä projektia. Kun tiedonkeruu, vastuut ja mittarit ovat kunnossa, seuraavan vuoden raportti syntyy huomattavasti kevyemmin.
Vastuullisuusraportointi on liiketoiminnan työkalu
Vaikka sääntely on viime vuosina ollut otsikoissa, pk-yrityksen näkökulmasta vastuullisuusraportoinnin suurimmat hyödyt liittyvät usein aivan muihin asioihin:
- tarjouskilpailuissa pärjäämiseen
- rahoituksen saatavuuteen
- riskienhallintaan
- asiakasluottamuksen rakentamiseen
- oman toiminnan kehittämiseen
Vastuullisuusraportointi ei siis ole erillinen hallinnollinen velvollisuus. Parhaimmillaan se auttaa ymmärtämään omaa liiketoimintaa paremmin, tunnistamaan kehityskohteita ja vastaamaan asiakkaiden kasvaviin odotuksiin.
Jos et vielä tiedä mistä aloittaa, aloita yhdestä kysymyksestä:
Mitä vastuullisuustietoa asiakkaani todennäköisesti pyytää seuraavan 12 kuukauden aikana?
Siitä alkaa usein koko vastuullisuusmatka.
Jäikö kysyttävää vastuullisuusraportoinnista?
Voit olla yhteydessä TALVEAn vastuullisuusasiantuntijaan ja varata maksuttoman ESG-sparrailun. Mietitään yhdessä, mikä on teille järkevä tapa edetä juuri nyt.
Katso myös webinaaritallenne: Kestävyysraportointi lakiuudistusten jälkeen – mitä pk-yrityksiltä nyt odotetaan?
