Osatuloutuksen onnistuminen kulminoituu hyvin toteutettuun raportointiprosessiin

Johanna Hurskainen, KTM

Kun pitkäaikaisten eli yli vuoden kestävien hankkeiden ja projektien tuloja ja menoja käsitellään kirjanpidossa valmiusasteen perusteella, puhutaan osatuloutuksesta.

Suoritusperusteisen meno tulon kohdalle-periaatteesta poiketen, valmiusasteen mukainen tulouttaminen tasaa tuloslaskelman heilahtelua. Ydinajatus osatuloutuksessa on kerryttää tulosta tasaisesti läpi pitkäaikaishankkeen elinkaaren.

Osatuloutuksen avulla saadaan reaaliaikaista ja tilikausien välillä vertailukelpoista tietoa johdon päätöksenteon tueksi hankkeen etenemisestä. Hankkeiden tuloutustapaa valittaessa kannattaa miettiä talouden kokonaisuutta, koska se vaikuttaa niin tulokseen, verotukseen kuin voitonjakomahdollisuuksiinkin. Myös taloushallinnon prosessit tulisi tukea valittua laskentamallia.

Tehokas raportointiprosessi osatuloutuksen perustana

Suurimmat haasteet osatuloutuksessa liittyvät usein raportointiprosessin tehokkuuteen, tarkkuuteen ja asiantuntemukseen. Pitkäaikaisten hankkeiden tuottoennusteiden ja kustannusennusteiden määrittäminen ja oikeellisuuden varmistaminen on oleellista ja vaatii raportoijalta perehtyneisyyttä asiaan. Osatuloutuksen laskentaprosessi vaatii mahdollisimman tarkan ja selkeän budjetin hankkeelle. Budjettia seurataan säännöllisesti ja varmistetaan, että osatuloutuslaskenta seuraa täsmällisesti kirjanpidon toteutuneita lukuja. Mikäli laskennassa ei tiiviisti seurata toteutuneita kuluja ja peilata tilannetta budjettiin, osatuloutus vääristyy. Yhtiö tulouttaa olematonta tulosta, joka huomataan viimeistään projektin päättyessä, kun hankkeen kulut toteutuvat tuloslaskelmalla.

Laskennan tehokkuuteen ja oikeellisuuteen vaikuttaa myös oleellisesti toimintatavat, joilla osatuloutusta toteutetaan ja hallitaan. Mikäli järjestelmät eivät tue laskentaa, manuaalisen työn määrä on suuri ja virheiden mahdollisuus kasvaa hankkeiden volyymien kasvaessa. Tuottavuutta edistää ja virhemarginaalia pienentää hyvin organisoidut laskentaprosessit, joissa kirjanpitojärjestelmä keskustelee sisäisen laskennan kanssa sähköisesti. Tällä varmistetaan, että laskentaan liittyvä päivitetty tieto valuu päätöksentekijöiltä raportoijan saataville. Näin esimerkiksi hankkeen yllättävät kustannusmuutokset heijastuvat viipymättä osatuloutuslaskennassa, kustannukset ja tulot kohdistuvat oikein hankkeille ja kyseiselle ajankohdalle.

Siirtyminen osatuloutukseen: mitä tulee ottaa huomioon?

Mikäli osatuloutusta aletaan soveltamaan yhtiössä, muun muassa seuraavat perusasiat tulisi ottaa huomioon:

1. Mikä osatuloutustapa on meille paras malli?

Laskutusperusteisessa osatuloutuksessa muuttuvana tietona ovat kustannukset. Kustannusperusteisessa osatuloutuksessa muuttuvana tietona on laskutus. Molemmissa malleissa osatuloutus korjaa tuloslaskelmaa siten, että budjetti ohjaa toteutuvaa katetta. Luovutusperusteisessa mallissa kate tuloutuu kerralla tulokseen.

2. Miten valmiusaste määritellään?

Valmiusasteen eli hankkeen prosentuaalisen osuuden tuloutus tilikaudelle määritellään sen mukaan, onko valittu laskutus- vai kustannusperusteinen osatuloutus. Jos valmiusaste lasketaan kustannusperusteisena, valmiusprosentti määräytyy toteutuneiden kustannusten osuudesta kokonaiskustannuksista, jolloin valmiusasteen mukaisia oikaisuja tehdään hankkeen laskutukseen. Yleisimmin käytetty tapa määrittää valmiusaste on hankkeiden toteutuneiden kustannusten suhde koko hankkeen arvioituihin kokonaismenoihin. Valmiusastetta voidaan määritellä myös fyysisen valmiusasteen kautta tai tuotannontekijämäärän suhteessa hankkeen valmistumiseen tarvittavan tuotannontekijämäärän suhteen.

3. Mitä tarkoittaa varovaisuuden periaate osatuloutuksessa?

Osatuloutuslaskennan tulee noudattaa varovaisuuden periaatetta. Valmiusasteen määrittely ja erilliskatteen määrä tulee olla luotettavasti ja läpinäkyvästi arvioitavissa. Kirjanpitovelvollisen tulee myös johdonmukaisesti noudattaa samaa laskentamallia pitkäaikaisissa hankkeissaan.

4. Osatekijöiden määrittäminen osatuloutuksessa

Osatuloutuslaskenta muodostuu useista eri tuotannontekijäkomponenteista (esim.työtunnit, kalustokustannukset, alihankintatyöt jne.), jolloin laskennan toimivuus ja tehokkuus liittyy siihen, että kaikki osatekijät ovat määritelty mahdollisimman oikein ja tarkasti laskennassa.

5. Osatuloutus ja dokumentointi

Laskentaperiaatteiden dokumentointi tarjouksen alusta hankkeen loppuun saakka helpottaa tunnistamaan laskennan kriittiset tekijät ja kirkastamaan todellisen katearvion niin hankkeen kuin kokonaiskuvan osalta. Osatuloutusprosessi ja siinä käytetyt periaatteet pitäisi olla todennettavissa kirjanpidosta tilinpäätökseen ja verolomakkeelle huolellisesti ja asianmukaisesti dokumentoidussa materiaalissa.

Hyödynnä osatuloutuksen mahdollistama liikkumavara toiminnan ja tuloksen suunnittelussa

Kokemuksemme mukaan suurimmat haasteet osatuloutuksen toteuttamisessa liittyyvät seuraaviin:

a. Osatuloutuksen laskentaperiaate on toteutettu virheellisesti. Malli ei anna oikeaa ja luotettavaa kuvaa hankkeen tuloutuksesta. Johto nojaa päätöksissään virheelliseen ymmärrykseen projektin kannattavuudesta. Usein lukuja joudutaan korjaamaan tilintarkastuksen yhteydessä yhtiön kirjanpitoon.

b. Osatuloutus on toteutettu periaatteellisesti oikein, mutta yhtiössä ei osata hyödyntää laskentamallin liikkumavaraa tuloksen suunnittelun näkökulmasta. Osatuloutukseen liittyy mahdollisuuksia suunnitella tilikauden tulosta palvelemaan yhtiön toiminnan tarpeita. Näitä mahdollisuuksia osataan harvoin hyödyntää varsinkaan pk-yritysten parissa.

TALVEAsta löytyy vahvaa toimialaosaamista erityisesti rakentamisesta. Olemme toteuttaneet useita projekteja, joissa yhtiön toimimaton osatuloutusprosessi on kehitetty palvelemaan sekä lain että yhtiön toiminnan vaatimuksia. Projekti voi olla joko sparraustyyppinen läpivalaisu, jossa keskitytään testaamaan ja haastamaan valittuja toimintatapoja tai kokonaan uuden osatuloutusmallin kehittäminen.

Tutustu myös muihin blogi-kirjoituksiimme

Pin It on Pinterest